Akty notarialne dla firm – kiedy przedsiębiorca musi odwiedzić notariusza?

Usługi notarialne kojarzą się przede wszystkim z obrotem nieruchomościami i sprawami spadkowymi, jednak równie często korzystają z nich przedsiębiorcy. Wiele czynności związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej wymaga zachowania formy aktu notarialnego.

Założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Umowa spółki z o.o. może zostać zawarta w formie aktu notarialnego lub w prostszych przypadkach przy wykorzystaniu wzorca umowy w systemie S24. Forma notarialna daje jednak przedsiębiorcom znacznie większą swobodę w kształtowaniu treści umowy spółki – umożliwia wprowadzenie indywidualnych zapisów dotyczących na przykład zasad podejmowania decyzji, uprzywilejowania udziałów czy zasad wystąpienia wspólnika ze spółki.

Zmiany w umowie spółki

Każda istotna zmiana w umowie spółki z o.o., na przykład podwyższenie kapitału zakładowego czy zmiana przedmiotu działalności, co do zasady wymaga formy aktu notarialnego oraz zgłoszenia zmian do Krajowego Rejestru Sądowego. Notariusz przygotowuje odpowiedni protokół i czuwa nad prawidłowością całej procedury.

Protokoły zgromadzeń wspólników i walnych zgromadzeń

W określonych sytuacjach, zwłaszcza w spółkach akcyjnych oraz przy istotnych uchwałach spółek z o.o., wymagane jest sporządzenie protokołu zgromadzenia w formie aktu notarialnego. Obecność notariusza gwarantuje zgodność przebiegu zgromadzenia z przepisami prawa oraz statutem lub umową spółki, co ma istotne znaczenie w przypadku późniejszych sporów korporacyjnych.

Inne czynności notarialne istotne dla przedsiębiorców

Przedsiębiorcy korzystają z usług notariusza również przy zawieraniu umów sprzedaży przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części, ustanawianiu hipotek zabezpieczających kredyty firmowe, a także przy poświadczaniu podpisów i sporządzaniu pełnomocnictw do reprezentowania spółki w istotnych sprawach majątkowych.

Poświadczenia notarialne w codziennej działalności firmy

Poza czynnościami związanymi z samą strukturą spółki, przedsiębiorcy regularnie korzystają z prostszych usług notarialnych, takich jak poświadczenie podpisu na dokumentach kierowanych do kontrahentów zagranicznych, poświadczenie zgodności odpisu dokumentu z oryginałem czy poświadczenie daty pewnej. Tego typu poświadczenia są często wymagane w obrocie międzynarodowym oraz w postępowaniach przed urzędami i instytucjami finansowymi, którym zależy na dodatkowej gwarancji autentyczności przedstawianych dokumentów.

Dziedziczenie udziałów i wspólnicy zagraniczni

Warto również pamiętać, że akt notarialny bywa niezbędny w sytuacjach mniej oczywistych, jak choćby przekształcenie formy prawnej prowadzonej działalności. W przypadku wspólników mających miejsce zamieszkania za granicą kancelaria notarialna może dodatkowo pomóc w dopełnieniu formalności związanych z uwierzytelnieniem dokumentów na potrzeby postępowania rejestrowego przed sądem.

Podsumowanie

Współpraca z kancelarią notarialną to dla przedsiębiorcy nie tylko wymóg formalny, ale również realne wsparcie w bezpiecznym prowadzeniu spraw korporacyjnych. Zapraszamy przedsiębiorców do kontaktu z naszą kancelarią – doradzimy w zakresie wymaganej formy czynności oraz sprawnie przeprowadzimy przez całą procedurę.

Kancelaria Notarialna Jan Bańdo, Grzegorz Bańdo  |  Aleja Zwycięstwa 4/IIC, 41-200 Sosnowiec  |  tel. (+48) 32 266 05 29