Poświadczenie notarialne dokumentu (potocznie używa się też określeń: notarialna kopia, odpis notarialny, kopia poświadczona notarialnie) – to jedna z usług świadczonych przez notariuszy, dzięki której można posługiwać się wyciągiem, odpisem, kopią dokumentu zrównaną z mocą samego oryginału. Umożliwia to np. sporządzenie wielu kopii skutecznych pełnomocnictw na raz, złożenie kilku odpisów świadectw do różnych szkół jednocześnie, czy wystartowanie w wielu przetargach.
W wielu sytuacjach zmuszeni jesteśmy przedłożyć konkretny dokument konkretnej osobie lub instytucji, albo w kilku miejscach jednocześnie. Nie każdy dokument jest jednak łatwo uzyskać, a oddanie oryginału na potrzeby załatwianej sprawy zmusi nas do podjęcia w przyszłości starań o ponowne jego uzyskanie. By tego uniknąć można udać się do notariusza i sporządzić poświadczenie notarialne dokumentu, które formalnie stanowi dokładne odzwierciedlenie oryginalnego dyplomu, świadectwa, umowy, aktu zgonu, urodzenia, małżeństwa, pełnomocnictwa, wyciągu z KRS. Poświadczać można nie tylko dokumentu urzędowe, ale i prywatne – co jest szczególnie przydatne na potrzeby dowodowe w postępowaniach sądowych.
Klienci kancelarii notarialnych używają zamiennie pojęć: notarialne poświadczenie dokumentu, notarialna kopia, notarialne poświadczenie za zgodnością z oryginałem, kopia poświadczona notarialnie, czy po prostu odpis notarialny. W rzeczywistości, zgodnie z ustawą Prawo o notariacie, czynność ta nosi nazwę notarialnego poświadczenia zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem – stąd takie modyfikacje w potocznym języku.
Poświadczenie notarialne dokumentu zawiera datę i oznaczenie miejsca sporządzenia poświadczenia, oznaczenie kancelarii notarialnej, podpis notariusza i jego pieczęć.
Jeśli dokument zawiera cechy szczególne, np. poprawki, dopiski, także uszkodzenia, notariusz stwierdza je w poświadczeniu. Wymienia w nim również imię, nazwisko i miejsce zamieszkania osoby, która okazała dokument. W przypadku cudzoziemca obejmującego udziały lub akcje, prawa i obowiązki w spółce handlowej mającej siedzibę na terytorium Polski, wskazuje się również jego obywatelstwo i obligatoryjnie sporządza kopię dokumentu.
Kancelaria notarialna Bańdo (notariusz Sosnowiec) wykonuje poświadczenia notarialne od ponad 50 lat. Na wstępie badamy przedłożony dokument, porównujemy jego treść z wyciągiem, odpisem lub kopią, a następnie stwierdzamy i poświadczamy ich zgodność w całości lub w części z oryginałem. Choć notariusz nie jest zobowiązany do badania treści dokumentu sensu stricte (a jedynie zgodności z oryginałem), wykorzystując wieloletnie doświadczenie jesteśmy w stanie wychwycić, czy dany dokument urzędowy, jego elementy i treść, nie odbiegają od wzorów takich pism funkcjonujących w obiegu, i zwrócić na to klientowi uwagę.
Poświadczenie za zgodnością z oryginałem odpisu lub wyciągu wymaga kserokopii oryginału dokumentu, na której notariusz zamieszcza klauzulę poświadczeniową o zgodności, składa podpis oraz pieczęć. Sporządzony w kancelarii notarialnej odpis zostaje opatrzony numerem i zarejestrowany w repertorium A.
Warto pamiętać, że poświadczenie przez notariusza zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem nie tworzy domniemania autentyczności oryginału tego dokumentu. Notariusz potwierdza bowiem tylko zgodność tegoż odpisu, wyciągu lub kopii z treścią dokumentu, jaką mu okazano. Dzięki poświadczeniu notarialnemu prywatny dokument nie uzyska też mocy dokumentu urzędowego. Zyska on moc dowodową zgodności z oryginałem tegoż prywatnego dokumentu.
Umów się na wizytę za pomocą formularza, lub
skontaktuj się telefonicznie.
Notariusz Grzegorz Bańdo
Notariusz Jan Bańdo
