Procedura odcisku palca przy akcie notarialnym

Złożenie podpisu na umowie sprzedaży mieszkania czy testamencie jest standardem. Co jednak w sytuacji, gdy stan zdrowia na to nie pozwala? W takich przypadkach prawo przewiduje specjalne rozwiązanie – procedurę odcisku palca przy akcie notarialnym. Jest to szczególny tryb, obwarowany ścisłymi zasadami. Dowiedz się, kiedy można z niego skorzystać i jak przebiega.

Kiedy można użyć odcisku palca w akcie notarialnym?

Odcisk palca na akcie notarialnym jest szczególnym zabezpieczeniem dla osób, które z obiektywnych przyczyn nie są w stanie złożyć własnoręcznego podpisu.

Główną przesłanką jest fizyczna niemożność złożenia podpisu. Zgodnie z art. 87 § 1 pkt 4 ustawy Prawo o notariacie, tuszowy odcisk palca może być zastosowany w przypadku osób, które:

• są niepiśmienne,
• cierpią na schorzenia lub niepełnosprawność uniemożliwiającą pisanie (np. zaawansowana choroba Parkinsona, paraliż, amputacja kończyn górnych),
• znajdują się w bardzo złym stanie zdrowia lub są w podeszłym wieku, co sprawia, że złożenie czytelnego podpisu jest niemożliwe.

Decyzję o zastosowaniu tej procedury podejmuje notariusz na podstawie indywidualnej oceny stanu faktycznego.

Podstawa prawna stosowania odcisku palca

Podstawę prawną dla zastąpienia podpisu odciskiem palca jest art. 87 § 1 pkt 4 ustawy Prawo o notariacie.

Regulację tę uzupełnia art. 79 Kodeksu cywilnego, który dotyczy zastępczych form składania oświadczeń woli. Zgodnie z nim osoba niemogąca pisać może złożyć oświadczenie woli poprzez tuszowy odcisk palca, obok którego inna osoba wpisuje jej imię i nazwisko oraz składa swój podpis. Prawo o notariacie precyzuje tę ogólną zasadę dla czynności notarialnych.

To właśnie współdziałanie obu przepisów gwarantuje pełną ważność i skuteczność aktu notarialnego z odciskiem palca. Kluczowa jest rola notariusza, który poświadcza autentyczność całego procesu, zabezpieczając w ten sposób czynność prawną przed ryzykiem unieważnienia.

Jak przebiega procedura odcisku palca w akcie notarialnym?

Procedura złożenia odcisku palca jest ściśle uregulowana, aby zapewnić autentyczność oświadczenia woli i pełną moc prawną dokumentu. W procesie tym uczestniczą strona czynności, notariusz oraz osoba trzecia.

Całość przebiega według następujących kroków:

1. Weryfikacja tożsamości – W pierwszej kolejności notariusz ma obowiązek jednoznacznie potwierdzić tożsamość osoby składającej odcisk palca, co czyni na podstawie ważnego dokumentu, zazwyczaj dowodu osobistego.
2. Złożenie tuszowego odcisku palca – Osoba niezdolna do złożenia podpisu przykłada palec umoczony w trwałym tuszu (np. pieczątkowym) do dokumentu w wyznaczonym miejscu. Przepisy nie precyzują, który palec należy wykorzystać – najważniejsze, aby odcisk był czytelny i wyraźny.
3. Działanie osoby trzeciej – Bezpośrednio obok złożonego odcisku inna osoba (często pracownik kancelarii notarialnej) wpisuje czytelnie imię i nazwisko osoby, która złożyła odcisk.
4. Wzmianka notarialna – Notariusz jest zobowiązany zamieścić w akcie specjalną klauzulę (wzmiankę), w której informuje o przyczynie braku podpisu i fakcie złożenia odcisku palca. Podaje w niej również dane personalne osoby, która podpisała się obok odcisku.

Dochowanie tych formalności, poświadczone podpisem i pieczęcią notariusza, nadaje aktowi status dokumentu urzędowego o pełnej mocy prawnej.

Weryfikacja tożsamości i dokumenty

Podstawą weryfikacji jest ważny dokument tożsamości, taki jak dowód osobisty lub paszport. Dane z dokumentu są wpisywane do komparycji aktu notarialnego.

Wykonanie tuszowego odcisku palca

Do wykonania odcisku używa się trwałego tuszu. Można użyć dowolnego palca dowolnej dłoni, pod warunkiem że odcisk linii papilarnych będzie czytelny.

Podpis obok odcisku i klauzula notarialna

Obok odcisku palca osoba trzecia (często pracownik kancelarii) wpisuje imię i nazwisko osoby składającej odcisk, a następnie składa własny podpis w celu dodatkowej identyfikacji.

Kto może składać odcisk palca zamiast podpisu?

Odcisk palca zamiast podpisu to procedura zarezerwowana dla osób, które z uzasadnionych przyczyn nie mogą samodzielnie się podpisać. Dotyczy to najczęściej osób w podeszłym wieku, z niepełnosprawnościami ruchowymi, po wypadkach lub niepiśmiennych. Kluczowa jest faktyczna niemożność pisania, a nie niechęć.

Gdzie i kiedy odcisk palca może być sporządzony poza kancelarią?

Standardowo czynności notarialne odbywają się w kancelarii, jednak prawo przewiduje wyjątki dla osób, które z powodu stanu zdrowia lub podeszłego wieku nie mogą się tam stawić. W takich sytuacjach notariusz może przeprowadzić procedurę złożenia odcisku palca w miejscu pobytu danej osoby – na przykład w jej domu, szpitalu czy placówce opiekuńczej.

Taka czynność, określana jako „wyjazdowa”, jest w pełni legalna, lecz wymaga osobistej obecności notariusza. Musi on osobiście nadzorować cały proces, zweryfikować tożsamość i upewnić się, że strona działa w pełni świadomie i bez jakiegokolwiek przymusu.

Procedura poza kancelarią jest identyczna z (w) kancelarii i obejmuje wszystkie wymagane kroki, w tym wzmiankę notarialną. W akcie należy dodatkowo precyzyjnie określić miejsce i datę dokonania czynności, aby zapewnić jego ważność.

Koszty i taksa za poświadczenie odcisku palca

Wysokość taksy notarialnej za poświadczenie odcisku palca jest regulowana przez Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości i zależy od rodzaju dokumentu:

• Akty z określoną wartością przedmiotu (np. umowa sprzedaży): 1/10 maksymalnej stawki dla danego aktu, lecz nie więcej niż 300 zł netto (369 zł brutto).
• Dokumenty bez określonej wartości (np. pełnomocnictwo): 20 zł netto (24,60 zł brutto) za jeden odcisk.

Do podanych kwot należy doliczyć 23% podatku VAT. W przypadku czynności poza kancelarią notariusz może naliczyć dodatkową opłatę za dojazd.

Ryzyka i konsekwencje błędów przy odcisku palca

Nieprawidłowe przeprowadzenie procedury odcisku palca grozi podważeniem autentyczności dokumentu, a w konsekwencji nawet jego unieważnieniem przez sąd. Do najczęstszych błędów, które mogą do tego doprowadzić, należą:

• Nieczytelny odcisk palca – jeśli linie papilarne są zamazane lub niewyraźne, identyfikacja staje się niemożliwa.
• Brak kluczowych informacji – pominięcie przez notariusza wzmianki o przyczynie braku podpisu lub danych osoby, która podpisała się obok odcisku, jest poważnym uchybieniem formalnym.
• Niewłaściwy tusz – użycie nietrwałego tuszu, który z czasem blaknie, może uniemożliwić weryfikację dokumentu w przyszłości.
• Brak osobistej obecności notariusza – cała procedura musi odbywać się w obecności notariusza, który poświadcza jej prawidłowy przebieg.

Konsekwencje błędów są poważne: od unieważnienia aktu, przez dodatkowe koszty, aż po odpowiedzialność karną za fałszerstwo. Uniknięcie tych zagrożeń wymaga precyzyjnego stosowania procedury, co jest jedyną gwarancją pełnej mocy prawnej dokumentu.

Dokumentacja i wzmianka w akcie przy użyciu odcisku palca

Sam odcisk palca nie wystarczy do nadania dokumentowi mocy prawnej. Kluczowa jest specjalna wzmianka w akcie notarialnym, którą rejent sporządza zgodnie z art. 87 § 1 pkt 4 Prawa o notariacie, aby formalnie poświadczyć prawidłowość procedury.

Aby akt notarialny był w pełni ważny, wzmianka ta musi zawierać ściśle określone elementy. Notariusz szczegółowo opisuje w niej:

• Przyczynę niemożności złożenia podpisu – np. zaawansowana choroba, niepełnosprawność uniemożliwiająca pisanie lub niepiśmienność.
• Zastosowaną metodę – czyli informację, że zamiast podpisu użyto tuszowego odcisku palca.
• Dane osoby składającej odcisk – jej imię i nazwisko.
• Dane osoby pomocniczej – imię, nazwisko oraz podpis osoby (najczęściej pracownika kancelarii), która obok odcisku wpisała dane osoby niemogącej się podpisać.

Klauzula ta, umieszczana w komparycji lub na końcu aktu, jest potwierdzana podpisem i pieczęcią notariusza. Nadaje ona odciskowi palca rangę równoważną z podpisem i zabezpiecza dokument przed podważeniem.