Wizyta u notariusza – jak się do niej przygotować?

Notariusz jako osoba zaufania publicznego świadczy szeroki zakres usług notarialnych, zabezpieczając prawidłowych przebieg dokonywanych czynności, począwszy od różnego rodzaju umów, poświadczeń dokumentów, po statuty spółek, sprawy spadkowe i podziały majątku. Dlatego przed wizytą u notariusza warto upewnić się, jakie dokumenty należy ze sobą zabrać, jak i kto musi stawić się w kancelarii.

Wizyta u notariusza

W kancelarii notarialnej strony dokonują różnorodnych czynności prawnych, takich jak umowy przeniesienia własności nieruchomości, ustanowienia hipoteki, umowy darowizn, sprzedaż udziałów, intercyzy, testamenty, poświadczenie dziedziczenia, a nawet pozostawania przy życiu, i wiele innych (pełen zakres czynności notarialnych dostępny tutaj, a także tutaj). Planując dokonanie określonej czynności, w pierwszej kolejności należy wcześniej umówić się (osobiście lub telefonicznie) na konkretny termin i godzinę. Wiele czynności wymaga stawiennictwa co najmniej dwóch, lub kilku, stron, i to w tym samym czasie. Stąd najlepiej najpierw zadzwonić do kancelarii i poznać dostępne terminy, a następnie skonsultować je z pozostałymi osobami, które muszą stanąć do aktu. Na wniosek strony notariusz przygotowuje również projekty różnego rodzaju umów, oświadczeń woli, statutów. Dlatego przed wizytą u notariusza celem złożenia podpisów, do kancelarii trzeba będzie zapewne wcześniej dostarczyć niezbędne do sporządzenia danej umowy dokumenty. Nierzadko pewnych dokumentów, np. urzędowych, nie da się pozyskać od ręki, stąd daty dokonania czynności przed notariuszem nie uda się umówić z dnia na dzień. Podczas tej rozmowy warto od razu ustalić, jakie opłaty poniesiesz – przygotowanie się wcześniej pozwoli uniknąć niespodzianek w dniu aktu.

Ile trwa wizyta u notariusza?

Czas spotkania u notariusza zależy od stopnia skomplikowania sprawy i liczby uczestników. Zwykle załatwienie wszystkich formalności (np. podpisanie aktu przeniesienia własności nieruchomości) zajmuje około godziny. W przypadku bardziej złożonych spraw wizyta może się wydłużyć nawet do dwóch godzin. W najprostszych sytuacjach (np. jednorazowe pełnomocnictwo) akt notarialny można omówić i podpisać w ciągu kilkudziesięciu minut.

Kto może być obecny przy akcie notarialnym?

Przy podpisywaniu aktu notarialnego muszą być obecne wszystkie strony umowy (np. kupujący i sprzedający) lub ich upoważnieni pełnomocnicy. W wyjątkowych sytuacjach (np. gdy któraś ze stron nie włada językiem polskim) w czynności notarialnej może uczestniczyć tłumacz przysięgły, choć zdarza się to bardzo rzadko.

Co trzeba zabrać do notariusza?

Przed wizytą w kancelarii notarialnej sprawdź, jakie dokumenty będą potrzebne do przeprowadzenia planowanej czynności. Na pewno zabierz ze sobą:

• Dokument potwierdzający tożsamość: dowód osobisty lub paszport. Każda osoba biorąca udział w akcie notarialnym musi okazać dokument tożsamości.
• Dokumenty dotyczące sprawy: ich katalog zależy od rodzaju czynności. Przy sprzedaży nieruchomości będą to np. aktualny wypis z księgi wieczystej oraz dowody własności (np. wcześniejszy akt notarialny). W sprawie spadkowej potrzebny jest odpis aktu zgonu i ewentualny testament. W razie udzielania pełnomocnictwa zabierz ze sobą dokument, który jest jego podstawą (najczęściej własnoręcznie spisane pełnomocnictwo).
• Środki na opłaty notarialne: najlepiej gotówka lub karta płatnicza. Notariusz pobiera opłaty takie jak taksa notarialna, podatek PCC czy opłaty za wpis do księgi wieczystej.
• Dodatkowe zaświadczenia: jeśli sprzedajesz nieruchomość, przygotuj także zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami i opłatami lokalnymi. Jeśli działasz jako firma, przyda się aktualny odpis z KRS i numer NIP.

Jakie dokładnie dokumenty są wymagane przez notariusza?

O tym, co trzeba zabrać do notariusza, czy też dostarczyć mu przed aktem, zależy od charakteru, rodzaju podejmowanej czynności.

1. Dokumenty wspólne dla każdego klienta

• Dowód tożsamości (dowód osobisty lub paszport) z numerem, datą ważności oraz numerem PESEL.
• Dane osobowe: imiona i nazwiska, imiona rodziców, adres zamieszkania lub adres do korespondencji.
• Informacja o stanie cywilnym – jeśli obowiązuje rozdzielność majątkowa, należy przedłożyć odpis aktu notarialnego tej umowy.
• W razie działania przez pełnomocnika – dokument pełnomocnictwa.

2. W przypadku osób prawnych (firm, fundacji):

• Aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).
• Numery REGON i NIP, jeżeli nie wynikają z odpisu z KRS.
• Adres do doręczeń (jeśli inny niż siedziba).
• Dane reprezentantów (imię, nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości wraz z datą ważności, PESEL, adres).
• Uchwała odpowiedniego organu (zgoda na dokonanie czynności), o ile wymaga tego ustawa lub statut; w przeciwnym razie – wskazanie podstawy prawnej zwalniającej z konieczności uchwały.

3. Pozostałe dokumenty w zależności od rodzaju czynności

1. Sprzedaż działki (zabudowanej lub niezabudowanej):

• Odpis księgi wieczystej.
• Dokument potwierdzający tytuł prawny (akt notarialny, postanowienie sądu o nabyciu spadku lub zasiedzeniu).
• Zaświadczenie z urzędu skarbowego o uregulowaniu (lub zwolnieniu) podatku od spadków i darowizn.
• Wypis i wyrys z rejestru gruntów; ewentualnie decyzja o podziale czy scaleniu, a także dokumentacja planistyczna (plan miejscowy lub decyzja o warunkach zabudowy).
• Przy kredycie – umowa i zaświadczenie bankowe o przyznaniu finansowania; przy obciążeniu – zgoda wierzyciela na wykreślenie.

2. Sprzedaż lokalu mieszkalnego:

• Dokumenty jak przy działce.
• Zaświadczenie o charakterystyce energetycznej (jeśli wymagane).
• Wypis z kartoteki lokali lub zaświadczenie wspólnoty o stanie zaległości.

3. Ustanowienie odrębnej własności lokalu:

• Odpis księgi wieczystej.
• Decyzja o pozwoleniu na użytkowanie budynku.
• Zaświadczenie o samodzielności lokalu i rzut lokalu z opisem.
• Wypis z rejestru gruntów z wyrysem.

4. Testament:

• Dane testatora (PESEL, dokument tożsamości, adres, data urodzenia) oraz dane osób, które mają być spadkobiercami.

5. Pełnomocnictwo 

• Dane mocodawcy i pełnomocnika (dokumenty tożsamości, jak wyżej).

·    

Jak się przygotować?

• Zadzwoń do kancelarii – ustal dokładnie co trzeba zabrać do notariusza, a co wcześniej dostarczyć mu przed wizytą, oraz kto musi, czy też kto może być obecny przy akcie notarialnym (jeśli np. chcą w nim uczestniczyć inne osoby).
• Prześlij lub dostarcz dokumenty z wyprzedzeniem – notariusz będzie miał czas na ich sprawdzenie i sporządzenie projektu aktu.
• Na spotkanie zabierz oryginały i ewentualne odpisy lub wypisy.

Notariusz Sosnowiec

Zawsze najlepiej zadzwonić do kancelarii i upewnić się, jakie dokładnie dokumenty będą potrzebne w Twoim konkretnym przypadku. Dobrze skompletowana dokumentacja sprawi, że wizyta u notariusza przebiegnie płynnie. Planując wizytę w naszej kancelarii w Sosnowcu, możesz liczyć na pomoc naszych pracowników, którzy wyjaśnią wszystkie wątpliwości, także w przedmiocie przygotowania niezbędnej dokumentacji.